Lịch trình dự kiến tại Vương quốc Anh cho các hội nghị và sự kiện năm 2026: Hướng dẫn dành cho người tham dự, diễn giả và đơn vị triển lãm

Vương quốc Anh là một trong những điểm đến hàng đầu thế giới về các hội nghị quốc tế, hội chợ thương mại, triển lãm và các sự kiện chuyên ngành. Các thành phố như London, Birmingham, Manchester, Edinburgh và Glasgow tổ chức hàng nghìn sự kiện mỗi năm, thu hút hàng triệu khách tham dự là doanh nhân và chuyên gia từ khắp nơi trên thế giới. Nếu bạn đang có kế hoạch tham dự một hội nghị hoặc sự kiện tại Vương quốc Anh vào năm 2026, bạn cần hiểu rõ về Yêu cầu về thời gian đến dự kiến (ETA) tại Vương quốc Anh và cách áp dụng các quy định này đối với người tham dự sự kiện, diễn giả và đơn vị trưng bày.

Bạn có cần giấy phép nhập cảnh tạm thời (ETA) của Anh để tham dự hội nghị không?

Đúng vậy. Nếu bạn là công dân của một quốc gia được miễn thị thực khi đến Vương quốc Anh, thì giờ đây bạn cần có một Thị thực điện tử du lịch Anh (ETA) để tham dự các hội nghị, hội chợ thương mại, triển lãm, hội thảo, hội nghị học thuật và các sự kiện chuyên môn khác tại Vương quốc Anh. Điều này áp dụng cho tất cả Công dân Liên minh Châu Âu, Công dân Hoa Kỳ, và công dân của các quốc gia đủ điều kiện khác.

Thông tin quan trọng: ETA của Vương quốc Anh có giá £16 cho mỗi đơn đăng ký, có hiệu lực trong 2 năm hoặc cho đến khi hộ chiếu của bạn hết hạn, và cho phép nhập cảnh không giới hạn với thời gian lưu trú tối đa 6 tháng mỗi lần. Công dân của 48 quốc gia đủ điều kiện phải xin ETA trước khi du lịch (Nguồn: Chính phủ Vương quốc Anh).

Giấy phép ETA có giá 16 bảng Anh/người, có hiệu lực trong 2 năm và cho phép nhập cảnh nhiều lần vào Vương quốc Anh. Mỗi lần lưu trú có thể kéo dài tối đa 6 tháng. Nộp đơn qua trang web chính thức Cổng thông tin ETA của Chính phủ Anh hoặc Ứng dụng ETA của Vương quốc Anh.

Những hoạt động nào được phép thực hiện khi có giấy phép ETA của Vương quốc Anh?

Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa các hoạt động được phép và các hoạt động bị hạn chế là điều vô cùng quan trọng đối với những người tham dự hội nghị và sự kiện. Giấy phép ETA của Vương quốc Anh cho phép bạn nhập cảnh vào nước này với tư cách là khách du lịch, và Quy định về du khách tại Vương quốc Anh Xác định những việc bạn có thể và không thể làm.

Các hoạt động được phép thực hiện với thị thực ETA của Vương quốc Anh

• Tham dự các hội nghị và hội thảo: Bạn có thể tham dự bất kỳ hội nghị, hội thảo, lớp học thực hành hay hội nghị chuyên đề nào với tư cách là đại biểu, người nghe hoặc người tham gia.
• Trình bày hoặc phát biểu: Bạn được phép trình bày các bài thuyết trình, bài phát biểu chính hoặc bài nghiên cứu học thuật tại các hội nghị và sự kiện, miễn là đây không phải là công việc chính của bạn tại Vương quốc Anh.
• Tham dự các hội chợ thương mại và triển lãm: Bạn có thể tham dự các hội chợ thương mại, triển lãm sản phẩm và hội chợ ngành với tư cách là người tham dự hoặc khách tham quan.
• Giao lưu và các cuộc họp kinh doanh: Việc gặp gỡ các đối tác kinh doanh, tham dự các sự kiện kết nối mạng lưới và tổ chức các cuộc họp không chính thức đều được phép.
• Các hoạt động học thuật: Được phép tham dự các hội nghị học thuật, trình bày kết quả nghiên cứu, tham gia các buổi thảo luận nhóm và chấm thi cho sinh viên (với tư cách là giảng viên thỉnh giảng).
• Đào tạo và quan sát: Việc tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn, các buổi giới thiệu sản phẩm và các chuyến thăm quan thực tế tại các công ty ở Anh thường được cho phép.
• Lễ trao giải: Được phép tham dự hoặc nhận giải thưởng tại các sự kiện và lễ trao giải của ngành.

Các hoạt động có thể yêu cầu thị thực lao động

• Trưng bày sản phẩm để bán trực tiếp: Mặc dù việc tham dự một triển lãm là hoàn toàn bình thường, nhưng việc chủ động bán sản phẩm cho khách hàng tại Anh từ gian hàng triển lãm có thể yêu cầu loại thị thực khác.
• Công việc có lương: Nếu bạn được một công ty hoặc tổ chức của Vương quốc Anh trả lương cho công việc của bạn tại sự kiện này (ngoài phí diễn thuyết hoặc chi phí), bạn có thể cần phải xin thị thực lao động.
• Đào tạo dài hạn: Các chương trình thực tập dài hạn hoặc thực tập tại các công ty ở Anh yêu cầu phải có các loại thị thực cụ thể.
• Lắp đặt hoặc bảo trì thiết bị: Nếu việc tham dự hội nghị của bạn bao gồm các công việc kỹ thuật thực tế như lắp đặt hoặc sửa chữa thiết bị tại Vương quốc Anh, bạn có thể cần xin thị thực Permitted Paid Engagement hoặc thị thực lao động.

Nếu bạn không chắc liệu hoạt động cụ thể của mình có yêu cầu nhiều hơn một ETA hay không, hãy tham khảo hướng dẫn chính thức của Chính phủ Anh hoặc tìm kiếm sự tư vấn chuyên nghiệp về nhập cư trước khi đi du lịch.

Các địa điểm tổ chức hội nghị và thành phố lớn tại Vương quốc Anh

London

London là điểm đến tổ chức hội nghị hàng đầu của Vương quốc Anh, với các địa điểm đẳng cấp thế giới như ExCeL London (một trong những trung tâm triển lãm lớn nhất châu Âu), Olympia London, Trung tâm QEII tại Westminster, cùng hàng trăm cơ sở hội nghị quy mô nhỏ hơn rải rác khắp thành phố. London là nơi tổ chức các sự kiện lớn trong lĩnh vực công nghệ (London Tech Week), tài chính (SIBOS), truyền thông (IBC), y tế, và hầu như mọi ngành công nghiệp khác. Việc di chuyển trong London rất thuận tiện nhờ hệ thống mạng lưới giao thông công cộng.

Birmingham

Birmingham, thành phố lớn thứ hai của Anh, là nơi tọa lạc của Trung tâm Triển lãm Quốc gia (NEC) – một trong những địa điểm tổ chức triển lãm sôi động nhất châu Âu. NEC là nơi diễn ra các sự kiện lớn như Hội chợ Mùa Xuân (Spring Fair), Crufts, Gadget Show Live và nhiều triển lãm thương mại khác. Trung tâm Hội nghị Quốc tế Birmingham (ICC Birmingham) và Sân vận động Birmingham (Arena Birmingham) nằm gần đó cũng cung cấp thêm không gian tổ chức hội nghị. Birmingham có vị trí trung tâm với hệ thống đường sắt thuận tiện kết nối với London (khoảng 1 giờ 20 phút đi tàu).

Manchester

Khu phức hợp hội nghị Manchester Central, tọa lạc trong một nhà ga xe lửa được cải tạo tuyệt đẹp, tổ chức các hội nghị và triển lãm quanh năm. Thành phố này đặc biệt phát triển mạnh mẽ trong các lĩnh vực công nghệ, truyền thông, kỹ thuật số và sáng tạo. Manchester cũng là nơi tọa lạc của EventCity, một trong những không gian tổ chức sự kiện chuyên dụng lớn nhất Vương quốc Anh. Thành phố này cung cấp các lựa chọn lưu trú tuyệt vời cùng đời sống về đêm sôi động, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu kết nối sau các hội nghị.

Edinburgh

Thủ đô của Scotland là điểm đến được ưa chuộng cho các hội nghị quốc tế, đặc biệt trong các lĩnh vực khoa học, y học, công nghệ và nghệ thuật. Trung tâm Hội nghị Quốc tế Edinburgh (EICC) là địa điểm chính, trong khi nhiều khách sạn và công trình lịch sử của thành phố cũng tổ chức các sự kiện quy mô nhỏ hơn. Đến Edinburgh tham dự hội nghị là cơ hội tuyệt vời để khám phá một trong những thành phố đẹp nhất châu Âu. Xem thêm tại Hướng dẫn du lịch Edinburgh để biết các mẹo du lịch.

Glasgow

Khu phức hợp sự kiện Scottish Event Campus (SEC) tại Glasgow là một trong những khu phức hợp sự kiện lớn nhất tại Vương quốc Anh, bao gồm Trung tâm SEC, SEC Armadillo và sân vận động OVO Hydro. Glasgow đã từng là nơi tổ chức các sự kiện quốc tế quy mô lớn như COP26 và thường xuyên thu hút các hội nghị quy mô lớn trong các lĩnh vực kỹ thuật, năng lượng và khoa học đời sống.

Lên kế hoạch cho chuyến công tác tham dự hội nghị tại Vương quốc Anh

Trước khi lên đường

Hãy nộp đơn xin ETA cho Vương quốc Anh sớm: Gửi Đơn đăng ký ETA ít nhất 2 tuần trước sự kiện của bạn. Hầu hết các đơn đăng ký đều được xử lý nhanh chóng, nhưng việc nộp đơn sớm sẽ giúp bạn có thời gian giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

Đăng ký tham gia sự kiện: Hãy hoàn tất thủ tục đăng ký tham dự hội nghị và nhận thẻ đại biểu hoặc thư xác nhận. Một số nhân viên hải quan có thể hỏi về mục đích chuyến đi của bạn, và việc chuẩn bị sẵn thông tin đăng ký tham dự hội nghị sẽ giúp bạn chứng minh lý do chính đáng cho việc nhập cảnh vào Vương quốc Anh.

Đặt chỗ ở gần địa điểm tổ chức: Các địa điểm tổ chức hội nghị lớn thường thương lượng để có mức giá ưu đãi tại các khách sạn lân cận dành cho đại biểu. Hãy kiểm tra trang web của hội nghị để xem danh sách các khách sạn được đề xuất và đặt phòng sớm, vì các khách sạn gần các địa điểm nổi tiếng thường hết phòng rất nhanh trong các sự kiện quy mô lớn.

Mua bảo hiểm du lịch: Mặc dù không bắt buộc, nhưng bạn nên mua bảo hiểm du lịch bao gồm chi phí y tế, hủy chuyến và mất hành lý. Vương quốc Anh không có thỏa thuận y tế song phương với hầu hết các quốc gia, và chi phí điều trị tại NHS dành cho du khách có thể rất đắt đỏ.

Tại Cơ quan Kiểm soát Biên giới Vương quốc Anh

Khi đến Vương quốc Anh để tham dự hội nghị, bạn có thể được hỏi về mục đích chuyến đi. Việc chuẩn bị sẵn các thông tin sau đây có thể giúp đẩy nhanh quá trình làm thủ tục:

• Tên hội nghị, địa điểm và thời gian
• Email đăng ký hoặc xác nhận tham dự của quý vị
• Xác nhận đặt phòng của quý khách
• Chuyến bay khứ hồi hoặc thông tin chuyến đi
• Thông tin về đơn vị sử dụng lao động của bạn (nếu tham dự với tư cách đại diện cho công ty)

Để biết thêm thông tin về thủ tục nhập cảnh, vui lòng tham khảo hướng dẫn của chúng tôi tại Các sân bay tại Vương quốc Anh và thủ tục kiểm tra biên giới ETA.

Phát biểu tại các hội nghị ở Anh về ETA

Nếu bạn được mời phát biểu tại một hội nghị ở Vương quốc Anh, tin vui là việc trình bày bài thuyết trình, phát biểu khai mạc, giảng bài và tham gia các phiên thảo luận nhóm đều được phép theo quy định về khách thăm của Vương quốc Anh. Điều này bao gồm:

• Trình bày các bài phát biểu chính và bài diễn văn
• Tham gia các buổi thảo luận nhóm và tranh luận
• Trình bày các bài báo nghiên cứu học thuật
• Tổ chức các buổi hội thảo hoặc lớp học chuyên sâu
• Chấp nhận thù lao diễn thuyết và các chi phí hợp lý từ ban tổ chức sự kiện

Đúng vậy, bạn có thể nhận thù lao khi phát biểu tại các hội nghị với tư cách là người có thị thực ETA của Vương quốc Anh, vì hoạt động này thuộc phạm vi Hoạt động quảng cáo có trả phí được phép các quy định. Tuy nhiên, hợp đồng lao động phải được ký kết trước khi bạn nhập cảnh vào Vương quốc Anh và chỉ có thời hạn ngắn. Nếu bạn được tuyển dụng để làm việc liên tục hoặc dài hạn tại Vương quốc Anh, thị thực lao động có thể là lựa chọn phù hợp hơn.

Các vấn đề về thuế đối với người tham dự hội nghị

Nếu bạn nhận được thù lao diễn thuyết hoặc các khoản thanh toán khác liên quan đến các hoạt động hội nghị tại Vương quốc Anh, bạn cần lưu ý đến các tác động về thuế có thể phát sinh. Vương quốc Anh có thể khấu trừ thuế đối với các khoản thanh toán cho người không cư trú, mặc dù nhiều quốc gia đã ký kết hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Vương quốc Anh, giúp giảm bớt hoặc loại bỏ khoản khấu trừ này. Hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế tại quốc gia của bạn để nhận được tư vấn phù hợp với tình huống cụ thể của bạn.

Các chi phí tham dự hội nghị như phí đăng ký, chi phí lưu trú và chi phí đi lại có thể được khấu trừ thuế dưới dạng chi phí kinh doanh tại quốc gia của quý vị. Hãy lưu giữ tất cả các hóa đơn và biên lai để làm chứng từ. Nhiều khách sạn và địa điểm tổ chức sự kiện tại Vương quốc Anh có thể cung cấp hóa đơn VAT chi tiết theo yêu cầu.

Kết hợp hội nghị với du lịch

Vì thị thực ETA của Vương quốc Anh cho phép lưu trú tối đa 6 tháng và đi lại không giới hạn trong lãnh thổ Vương quốc Anh, nhiều đại biểu tham dự hội nghị thường quyết định kéo dài chuyến đi để tham quan và du lịch. Quý vị nên cân nhắc đến sớm một hoặc hai ngày để làm quen với múi giờ mới và khám phá thành phố tổ chức hội nghị, hoặc ở lại sau sự kiện để tham gia các hoạt động giải trí.

Mạng lưới đường sắt tuyệt vời của Vương quốc Anh giúp việc ghé thăm nhiều thành phố trở nên dễ dàng. Chuyến tàu từ London đến Edinburgh mất khoảng 4,5 giờ, từ London đến Manchester khoảng 2 giờ, và từ London đến Birmingham chỉ hơn 1 giờ. Để có thêm ý tưởng du lịch, hãy tham khảo các hướng dẫn của chúng tôi tại Edinburgh và Giao thông công cộng tại Vương quốc Anh.

Các hoạt động kết nối và giao lưu

Nhiều hội nghị tại Vương quốc Anh thường bao gồm các sự kiện giao lưu buổi tối, tiệc tối trang trọng và các hoạt động giao lưu xã hội trong chương trình dành cho đại biểu. Những sự kiện này hoàn toàn được phép theo giấy phép ETA của quý vị và mang đến cơ hội tuyệt vời để xây dựng các mối quan hệ nghề nghiệp trong một không khí thân mật. Quy định về trang phục cho các sự kiện buổi tối có thể khác nhau, vì vậy quý vị nên tham khảo chương trình hội nghị để biết thêm chi tiết.

Ban tổ chức sự kiện: Hỗ trợ các đại biểu quốc tế

Nếu bạn đang tổ chức một hội nghị hoặc sự kiện tại Vương quốc Anh thu hút các đại biểu quốc tế, việc chủ động thông báo các yêu cầu về ETA có thể giúp tăng tỷ lệ tham dự và giảm thiểu các trường hợp hủy tham dự vào phút chót. Hãy đăng tải thông tin rõ ràng về ETA của Vương quốc Anh trên trang web sự kiện và trong các email xác nhận đăng ký. Cung cấp một liên kết trực tiếp đến Trang web chính thức của Chính phủ Anh về thời gian đến dự kiến (ETA) và khuyến nghị các đại biểu nộp đơn ít nhất 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.

Đối với các hội nghị quốc tế quy mô lớn, quý vị nên xem xét việc tạo một trang thông tin du lịch riêng trên trang web sự kiện, trong đó nêu rõ các yêu cầu về ETA, các sân bay được khuyến nghị, các phương tiện di chuyển trên bộ đến địa điểm tổ chức và các lựa chọn chỗ ở gần đó. Việc cung cấp thư hỗ trợ xin thị thực hoặc thư mời chính thức cũng có thể giúp các đại biểu tránh được những thủ tục kiểm tra gắt gao hơn tại cửa khẩu biên giới Anh. Mặc dù những thư này không phải là yêu cầu bắt buộc đối với người sở hữu ETA, nhưng chúng giúp chứng minh tính hợp pháp và tính chất chuyên nghiệp của chuyến thăm.

Một số đơn vị tổ chức sự kiện còn hợp tác với các công ty du lịch chuyên về dịch vụ du lịch hội nghị, cung cấp các gói dịch vụ trọn gói bao gồm vé máy bay, chỗ ở và dịch vụ đưa đón sân bay. Những dịch vụ này đặc biệt hữu ích đối với các đại biểu đến từ các quốc gia có ít chuyến bay thẳng đến Vương quốc Anh.

Nguồn chính thức & Tài liệu tham khảo

1. Chính phủ Vương quốc Anh — Nộp đơn xin Giấy phép Du lịch Điện tử
2. Chính phủ Vương quốc Anh — Thị thực làm việc có trả lương được cấp phép
3. Chính phủ Vương quốc Anh — Tham quan Vương quốc Anh vì mục đích kinh doanh
4. Bộ Nội vụ Vương quốc Anh — Tờ thông tin về ETA
5. Khám phá Vương quốc Anh — Các sự kiện kinh doanh tại Vương quốc Anh

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tham dự nhiều hội nghị với một giấy phép ETA của Vương quốc Anh không?

Đúng vậy. Giấy phép ETA của bạn tại Vương quốc Anh có hiệu lực trong 2 năm và cho phép nhập cảnh nhiều lần. Trong thời gian này, bạn có thể tham dự bao nhiêu hội nghị, sự kiện và cuộc họp tại Vương quốc Anh tùy ý, với mỗi lần lưu trú kéo dài tối đa 6 tháng.

Tôi có cần thư mời để làm thủ tục hải quan tại Anh không?

Thư mời không phải là yêu cầu bắt buộc đối với những người tham dự hội nghị nhập cảnh theo diện ETA, nhưng bạn nên chuẩn bị sẵn giấy xác nhận đăng ký tham dự hội nghị. Nếu bạn là diễn giả hoặc nhà triển lãm, việc mang theo thư mời chính thức từ ban tổ chức hội nghị có thể giúp chứng minh mục đích chuyến đi của bạn.

Tôi có thể trưng bày sản phẩm tại một triển lãm thương mại ở Anh theo giấy phép ETA không?

Bạn có thể tham dự các hội chợ thương mại và trưng bày sản phẩm với tư cách là đơn vị tham gia triển lãm. Tuy nhiên, nếu hoạt động chính của bạn liên quan đến việc bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại Vương quốc Anh (nhận đơn đặt hàng, xử lý thanh toán), bạn có thể cần tham khảo hướng dẫn về nhập cư để đảm bảo tuân thủ các quy định dành cho khách thăm. Việc trưng bày sản phẩm, phát mẫu thử và thu thập thông tin liên hệ kinh doanh thường được coi là các hoạt động dành cho khách thăm.

Còn các hội nghị trực tuyến hoặc kết hợp thì sao?

Nếu bạn tham gia hội nghị từ xa (trực tuyến) từ bên ngoài Vương quốc Anh, bạn không cần có ETA. ETA chỉ được yêu cầu khi nhập cảnh trực tiếp vào Vương quốc Anh. Tuy nhiên, nếu bạn tham dự phần trực tiếp của một sự kiện kết hợp tại Vương quốc Anh, bạn sẽ cần có ETA hợp lệ.

Làm thế nào để tôi được thanh toán chi phí cho chuyến công tác tham dự hội nghị tại Vương quốc Anh?

Hãy giữ lại tất cả các hóa đơn liên quan đến phí đăng ký hội nghị, chi phí lưu trú, đi lại, ăn uống và các chi phí công tác khác. Hầu hết các doanh nghiệp tại Vương quốc Anh đều cung cấp hóa đơn chi tiết và hóa đơn VAT theo yêu cầu. Phí ETA tại Vương quốc Anh là 16 bảng Anh cũng có thể được tính vào chi phí đi công tác. Hãy tham khảo ý kiến của người sử dụng lao động hoặc chuyên gia tư vấn thuế để được hướng dẫn cụ thể về việc thanh toán chi phí.

Bạn có dự định tham dự một hội nghị tại Vương quốc Anh không? Bắt đầu bằng cách Đăng ký ETA cho Vương quốc Anh và kiểm tra hiện tại Thời gian xử lý. Để biết thêm thông tin về các chuyến công tác đến Vương quốc Anh, vui lòng tham khảo hướng dẫn của chúng tôi tại Thời gian dự kiến đến (ETA) tại Vương quốc Anh cho mục đích công tác.